Een werkvergunning is in de industrie geen administratief formuliertje
Op een groot productieterrein moet vóór werkzaamheden duidelijk zijn wat er gaat gebeuren, waar het werk plaatsvindt, wie toestemming geeft en welke veiligheidsmaatregelen nodig zijn.
Bij Tata Steel liep dat proces deels digitaal en deels op papier. Dat kostte tijd en maakte een proces met ongeveer 80.000 vergunningen per jaar onnodig arbeidsintensief.
Een werkvergunning bevat bovendien meer dan een opdrachtomschrijving. Ook autorisaties, contactgegevens van aannemers en analyses van gezondheids-, veiligheids- en omgevingsrisico's moeten worden vastgelegd en later terug te vinden zijn.
Dat maakte het proces geschikt voor digitalisering, maar niet voor simplificatie ten koste van controle.
Eén digitale workflow voor aanvraag, risico en goedkeuring
Macaw en Tata Steel ontwikkelden de oplossing met Microsoft Power Platform.
De applicatie brengt de belangrijkste stappen van het werkvergunningenproces samen:
werkzaamheden aanvragen → locatie en taak vastleggen → risico's beoordelen → verantwoordelijken laten accorderen → vergunning genereren → bewaren en terugvinden
Externe aannemers kunnen via een portal informatie aanleveren. De portal en de interne applicatie werken met dezelfde onderliggende data, zodat informatie niet telkens opnieuw hoeft te worden overgenomen.
Wanneer de vergunning definitief wordt vastgelegd, genereert de applicatie het document en ontvangt de aanvrager dit automatisch.
De fabriek bepaalt hoe de applicatie moet werken
Procesautomatisering in de maakindustrie werkt alleen als de digitale workflow aansluit op de praktijk op de werkvloer.
Daarom is de applicatie opgebouwd rond de concrete informatie die voor een werkvergunning nodig is: taak en locatie, betrokken personen, goedkeuringen en risicoanalyse.
Ook externe partijen maken onderdeel uit van het proces. Dat is belangrijk in een industriële omgeving waar onderhoud en werkzaamheden regelmatig samen met aannemers worden uitgevoerd.
De winst zit daardoor niet alleen in minder papier. Informatie komt op één plek samen en het proces wordt consistenter uitvoerbaar.
In ongeveer drie maanden van proces naar applicatie
De applicatie werd in ongeveer drie maanden gebouwd met een team van 2,5 FTE.
"We konden snel en kort cyclisch bouwen, wat helpt bij de gebruikersacceptatie." >Menno van der Winden, General Manager Advanced Analytics, Tata Steel Europe
Die korte ontwikkelcycli maakten het mogelijk om gebruikers vroeg te betrekken en de applicatie tijdens de ontwikkeling verder aan te scherpen.
Tata Steel koos bewust voor een oplossing die op het eigen proces kon worden aangepast in plaats van een standaardpakket dat de organisatie tot een andere werkwijze zou dwingen.
Power Platform op industriële schaal
De werkvergunningenapp staat niet op zichzelf. Tata Steel gebruikt Power Platform breder voor praktische bedrijfsapplicaties en heeft in de loop van de tijd ongeveer 1.000 tools en apps ontwikkeld.
Dat past binnen de bredere DataDrivenSteel-aanpak van Tata Steel, waarin digitalisering wordt gebruikt om repetitieve processen te vereenvoudigen, data beter te benutten en efficiency te verbeteren.
Op die schaal wordt governance net zo belangrijk als ontwikkelsnelheid. Organisaties moeten weten welke apps bedrijfskritisch zijn, wie ze beheert, welke data ze gebruiken en hoe wijzigingen gecontroleerd worden doorgevoerd.
Met de komst van AI verandert procesautomatisering opnieuw
Microsoft Power Platform ontwikkelt zich inmiddels van low-code appplatform naar een combinatie van apps, automatisering en agents.
Dat biedt nieuwe mogelijkheden voor processen zoals werkvergunningen. AI kan bijvoorbeeld helpen bij het samenvatten van aangeleverde informatie, het signaleren van ontbrekende gegevens of het ondersteunen van medewerkers bij vervolgstappen.
Bij veiligheidskritische processen blijft het onderscheid belangrijk tussen ondersteunen en beslissen. Een AI-agent kan werk voorbereiden of informatie controleren, maar verantwoordelijkheden, autorisaties en veiligheidsbesluiten moeten expliciet in het proces worden geborgd.
De bestaande digitale workflow is daarvoor een veel betere basis dan een versnipperd proces op papier en in losse systemen.
Eerst het proces, daarna de technologie
De Tata Steel-case laat zien waarom procesautomatisering niet begint bij de vraag welke app je wilt bouwen.
De relevante vragen zijn: welke stappen zijn echt nodig, waar zitten overdrachten, welke informatie moet beschikbaar zijn, welke besluiten vragen menselijke verantwoordelijkheid en wat kan worden geautomatiseerd?
Dat sluit aan op Rethink your Business Processes: processen eerst opnieuw ontwerpen en daarna bepalen waar apps, automatisering en AI daadwerkelijk waarde toevoegen.
Relevant als operationele processen nog op papier, e-mail of losse tools draaien
Deze aanpak past bij productiebedrijven en andere organisaties met veel terugkerende aanvragen, goedkeuringen, veiligheidschecks of samenwerking met externe partijen.
Juist bij zulke processen kan digitalisering veel handmatig werk wegnemen, terwijl structuur en controle behouden blijven.
Wil je processen in productie, maintenance of operations opnieuw inrichten voor automatisering en AI? Bekijk Rethink your Business Processes en bepaal waar digitale workflows de meeste operationele waarde kunnen leveren.