De kennisbank was toe aan meer dan een technische vervanging
Klaverblad had een kennismanagementsysteem met een grote hoeveelheid documenten. Daarin stonden onder meer werkinstructies, handleidingen, beleidsstukken en procesinformatie.
Het systeem voldeed niet meer aan de behoeften van de organisatie. Tegelijk werkten afdelingen veel met documenten die via e-mail werden gedeeld of lokaal werden opgeslagen.
De vraag werd daardoor breder dan het vervangen van één kennisbank. Klaverblad wilde een duidelijke Microsoft 365-omgeving waarin medewerkers weten waar kennis staat, waar zij samenwerken en welke versie van een document leidend is.
SharePoint vormt de centrale kennislaag
Klaverblad koos voor Microsoft SharePoint vanwege de aansluiting op de Microsoft-omgeving die al binnen de organisatie werd gebruikt.
SharePoint neemt de rol van de oude kennisbank over. Daarmee krijgt Klaverblad één centrale plek voor informatie die medewerkers gedurende hun werk nodig hebben.
werkinstructies, beleid en proceskennis → SharePoint → vindbare en gedeelde informatie → medewerker
Dat is meer dan documentopslag. De waarde zit in structuur: informatie krijgt een vaste plek, kan centraal worden beheerd en hoeft niet telkens als nieuwe kopie door de organisatie te reizen.
Teams is de samenwerkingslaag bovenop dezelfde Microsoft 365-basis
Op advies van Macaw voegde Klaverblad ook Microsoft Teams toe.
Teams ondersteunt het dagelijkse samenwerken en communiceren, terwijl documenten en kennis vanuit dezelfde Microsoft 365-omgeving beschikbaar blijven. Medewerkers kunnen gezamenlijk in bestanden werken en links delen in plaats van telkens een nieuwe bijlage rond te sturen.
Dat helpt bijvoorbeeld bij documenten waar meerdere collega's tegelijk aan bijdragen. In plaats van verschillende lokaal opgeslagen Excel-versies samen te voegen, kan het team vanuit één gedeelde versie werken.
"Al snel volgde de conclusie dat samenwerken in Microsoft Teams toegevoegde waarde biedt en dat het een goed advies was van Macaw." >Jacomijn Fluks, Manager Project- en Portfoliomanagement bij Klaverblad Verzekeringen
Weten waar je werkt is net zo belangrijk als de technologie
Een digitale werkplek wordt onduidelijk wanneer dezelfde informatie zonder duidelijke afspraken in Teams, SharePoint, e-mail en lokale mappen terechtkomt.
Daarom draait de inrichting ook om werkafspraken:
- welke kennis hoort in SharePoint;
- waar werkt een team samen aan documenten;
- hoe deel je informatie zonder nieuwe kopieën te maken;
- welke informatie moet langer bewaard blijven;
- wie heeft toegang tot welke documenten.
Klaverblad besteedde daarbij expliciet aandacht aan behoud en veiligheid van documenten. Macaw ondersteunde de organisatie bij die vraagstukken tijdens de implementatie.
Eerst testen met drie teams
Na het neerzetten van de basis gingen drie teams als pilot met SharePoint en Teams werken.
Dat maakte de eerste vragen meteen concreet. Hoe deel je bestanden? Hoe werk je gelijktijdig in hetzelfde document? En hoe verhouden SharePoint en Teams zich tot elkaar?
Die pilot was belangrijk omdat een Microsoft 365-implementatie niet alleen vraagt om nieuwe techniek, maar ook om ander gedrag. Medewerkers moeten begrijpen welke omgeving voor welk type werk bedoeld is.
Training koppelt Microsoft 365 aan de werkwijze van Klaverblad
Klaverblad koos ervoor om medewerkers gericht te trainen in SharePoint en Teams.
Daarbij werd de uitleg over de technologie gecombineerd met de eigen afspraken van Klaverblad over hoe de organisatie wil werken. Zo werd training niet alleen een rondleiding door functies, maar ook een manier om één gezamenlijke werkwijze neer te zetten.
Voor een organisatie van 450 medewerkers was het bovendien praktischer om hiervoor externe Microsoft 365-expertise in te zetten dan alle kennis zelf intern op te bouwen.
Met de komst van AI wordt een goede SharePoint-structuur waardevoller
SharePoint krijgt binnen Microsoft 365 een nieuwe rol nu Copilot en agents informatie uit sites, pagina's en documentbibliotheken kunnen gebruiken als kennisbron.
Daarmee worden oude vragen juist belangrijker: staat informatie op de juiste plek, is deze nog actueel, wie is eigenaar en wie mag erbij?
Microsoft geeft aan dat SharePoint-agents antwoorden baseren op de informatie waar de gebruiker toegang toe heeft. Ook voor employee self-service agents adviseert Microsoft een eenvoudige informatiearchitectuur, duidelijke documentstructuur, metadata en goed beheerde toegangsrechten.
Een goed ingerichte SharePoint-omgeving helpt medewerkers dus niet alleen zelf informatie te vinden. Ze vormt ook een betere kennisbasis voor toekomstige Copilot- en agenttoepassingen.
Van Microsoft 365 invoeren naar er meer waarde uit halen
De Klaverblad-case laat zien dat Microsoft 365 pas echt bruikbaar wordt wanneer kennis, samenwerking en werkafspraken bij elkaar komen.
Na de technische inrichting verschuift de aandacht daarom naar vragen als: wordt SharePoint consequent gebruikt, zijn sites en documenten nog actueel, kloppen toegangsrechten en kunnen medewerkers snel vinden wat zij nodig hebben?
Het M365 Value Program sluit daarop aan door bestaande Microsoft 365-omgevingen te verbeteren op structuur, governance, adoptie en voorbereiding op Copilot.
Relevant als kennis verspreid raakt over SharePoint, Teams, e-mail en lokale bestanden
Deze aanpak past bij organisaties die Microsoft 365 al gebruiken, maar medewerkers nog te vaak zelf laten uitzoeken waar informatie hoort of welke versie van een document de juiste is.
Een duidelijke SharePoint-kennislaag en heldere afspraken over samenwerken in Teams brengen daar structuur in.
Wil je dat medewerkers kennis sneller vinden en consistenter samenwerken binnen Microsoft 365? Bekijk het M365 Value Program en verbeter structuur, governance en gebruik vanuit één samenhangende aanpak.