Fusies en overnames hadden ook een versnipperde digitale werkplek achtergelaten
Schoeller Allibert is een internationale producent van herbruikbare verpakkingsoplossingen. Door verschillende fusies en overnames was een divers IT-landschap ontstaan.
Communicatie liep veel via e-mail. Medewerkers hadden persoonlijke netwerkschijven, afdelingen gebruikten gedeelde drives en bestanden werden regelmatig als bijlage naar collega's gestuurd.
Dat maakte samenwerken onnodig ingewikkeld. Documenten waren lastiger terug te vinden, er ontstonden meerdere versies en teams werkten niet overal vanuit dezelfde digitale omgeving.
Schoeller Allibert zocht daarom geen losse samenwerkingstool, maar één veilig wereldwijd platform voor communicatie, kennisdeling en dagelijks samenwerken.
Microsoft 365 werd de gezamenlijke werkplek
Na een vergelijking van verschillende cloudplatformen koos Schoeller Allibert voor Microsoft 365 vanwege het gebruiksgemak en de integratie tussen de verschillende onderdelen.
Binnen de nieuwe werkwijze kregen de Microsoft 365-tools ieder een duidelijke rol:
- Teams voor communicatie en samenwerken;
- OneDrive voor persoonlijke werkbestanden;
- SharePoint Online voor gedeelde informatie, kennis en het adoptieportaal;
- de Microsoft 365-apps voor het dagelijkse werk aan documenten.
bestand op netwerkschijf of in e-mail → gedeelde M365-omgeving → samenwerken aan dezelfde informatie → minder kopieën en betere vindbaarheid
De techniek was daarbij maar één deel van het project. De grotere verandering was zorgen dat medewerkers in verschillende landen dezelfde principes gingen gebruiken.
Adoptie werd vóór de uitrol ontworpen
Macaw begon niet met het activeren van functies, maar met interviews en het vastleggen van wat Schoeller Allibert met Microsoft 365 wilde bereiken.
Daaruit kwamen drie samenhangende onderdelen: een governanceplan, een adoptie- en communicatieaanpak en een implementatieplan.
Dat onderscheid is belangrijk. Zonder werkafspraken kan een nieuwe cloudomgeving dezelfde versnippering opleveren als de oude situatie, alleen dan met meer Teams, sites en bestanden.
De adoptie richtte zich daarom zowel op persoonlijke productiviteit als op samenwerken. Medewerkers kregen trainingen voor Teams en OneDrive en Schoeller Allibert werkte met interne champions die collega's hielpen de nieuwe manier van werken eigen te maken.
SharePoint gaf medewerkers één plek om de nieuwe werkwijze te leren
Voor de adoptie werd een SharePoint Online-portaal ingericht met webinars, presentaties en trainingsmateriaal.
Dat maakte ondersteuning onderdeel van de digitale werkplek zelf. Medewerkers konden informatie terugvinden op het moment dat zij die nodig hadden, in plaats van alleen te vertrouwen op een eenmalige training.
De champions vervulden daarnaast een belangrijke rol in de organisatie. Zij brachten kennis dichter bij teams en hielpen vragen vanuit de dagelijkse praktijk op te lossen.
"Macaw dacht vanaf het begin van de samenwerking voor de lange termijn mee door onderwerpen als adoptie en governance aan te snijden." >Ronald Scheffers, verantwoordelijk voor de Microsoft 365-implementatie bij Schoeller Allibert
Dagelijks 1.000 medewerkers actief in Microsoft 365
Na de uitrol maakten dagelijks ongeveer 1.000 medewerkers gebruik van Microsoft 365 en ruim 800 van Microsoft Teams.
Op een gemiddelde dag vonden meer dan 300 Teams-meetings en 800 één-op-ééngesprekken plaats. Ook nam het versturen van e-mails met bestanden als bijlage sterk af en werden documenten vaker in de cloud opgeslagen.
Die cijfers laten vooral de gedragsverandering zien. Microsoft 365 was niet alleen technisch beschikbaar, maar werd onderdeel van het dagelijkse werk.
Tegelijk bracht één centraal platform meer grip op beheer en security en hielp het gebruik van losse, niet centraal beheerde oplossingen terug te dringen.
Voor een internationale organisatie is standaardisatie juist een employee-experiencevraag
Wereldwijd samenwerken betekent niet dat ieder team exact hetzelfde werk doet. Het betekent wel dat medewerkers moeten begrijpen waar zij informatie vinden, hoe zij documenten delen en welke omgeving voor welk type werk bedoeld is.
Dat wordt extra belangrijk in een organisatie die uit verschillende bedrijven en vestigingen is opgebouwd. Eén Microsoft 365-omgeving kan pas verbinden wanneer de werkwijze herkenbaar en eenvoudig genoeg is om overal te gebruiken.
De aanpak bij Schoeller Allibert combineerde daarom technologie met communicatie, training, champions en governance. Dat maakte de digitale werkplek schaalbaar over landen en teams heen.
Met de komst van AI worden adoptie en governance nog belangrijker
Diezelfde basis bepaalt nu ook hoeveel waarde een organisatie uit Microsoft 365 Copilot en agents kan halen.
Copilot werkt met informatie uit onder meer SharePoint, OneDrive, Teams en e-mail binnen de bestaande toegangsrechten van de gebruiker. Daardoor worden vragen als deze belangrijker: welke informatie staat waar, wie is eigenaar, welke sites zijn nog actief en hebben medewerkers alleen toegang tot wat zij nodig hebben?
Ook adoptie verandert niet fundamenteel door AI. Een licentie zorgt nog niet voor ander gedrag. Microsoft adviseert ook voor Copilot een gefaseerde uitrol, duidelijke use cases, interne ambassadeurs, training en het meten van daadwerkelijk gebruik.
De aanpak die Schoeller Allibert gebruikte voor Microsoft 365 is daarmee opnieuw relevant: eerst duidelijke kaders en een bruikbare werkwijze, daarna technologie organisatiebreed laten landen.
Meer waarde halen uit een Microsoft 365-omgeving die al jaren groeit
Na jarenlang gebruik ontstaat in veel M365-omgevingen opnieuw digitale rommel: ongebruikte Teams, verouderde SharePoint-sites, dubbele bestanden en rechten die niet meer goed aansluiten op de organisatie.
Daarom stopt adoptie niet na de eerste uitrol. Een digitale werkplek vraagt periodiek om opschoning, governance en opnieuw kijken naar hoe medewerkers de omgeving gebruiken.
Het M365 Value Program sluit daar logisch op aan: bestaande Microsoft 365-omgevingen verbeteren op structuur, governance, adoptie en Copilot-readiness, zodat medewerkers meer waarde halen uit wat er al staat.
Wil je meer waarde halen uit Microsoft 365 en tegelijk de basis verbeteren voor samenwerken en Copilot? Bekijk het M365 Value Program en breng governance, opschoning en adoptie samen in één aanpak.