Het probleem was niet alleen een verouderd intranet
Mosanet, het oude intranet, werd minder gebruikt en gaf onvoldoende structuur aan interne communicatie en informatievoorziening. Tegelijk dreigden organisatieonderdelen hun eigen nieuwsvoorziening en hulpmiddelen te organiseren.
"De organisatie liep het risico dat elk organisatieonderdeel zijn eigen weg zou gaan: eigen tools, eigen nieuwsvoorziening. Het clubgevoel verdween. Dat wilden we voorkomen." >Judith Kemps, Product Owner MosaPlein en communicatiespecialist bij Mosadex
Mosadex zocht daarom meer dan een nieuwe homepage. Er was behoefte aan een vaste digitale omgeving waarin medewerkers weten waar informatie thuishoort, waar zij organisatiebreed nieuws vinden en wie verantwoordelijk is voor het actueel houden van content.
SharePoint werd de centrale intranetomgeving
MosaPlein is gebouwd op Microsoft SharePoint binnen Microsoft 365. De omgeving werkt als centrale toegang tot informatie en communicatie voor de hele organisatie.
Elk organisatieonderdeel kreeg een eigen plek binnen dezelfde structuur. Daar kunnen contentbeheerders zelfstandig nieuws, beleid, hulpmiddelen en andere informatie onderhouden. Organisatiebrede informatie blijft centraal beschikbaar.
Viva Connections bracht deze SharePoint-ervaring ook naar Microsoft Teams, zodat medewerkers niet steeds een aparte omgeving hoeven op te zoeken.
centrale homepage → organisatieonderdelen → nieuws, kennis en tools → medewerker
Dat maakt het intranet zowel een communicatieplatform als een praktische ingang naar de informatie die medewerkers nodig hebben.
Vindbaarheid begint met een goede informatiearchitectuur
Een zoekfunctie alleen lost versnippering niet op. Als dezelfde informatie op drie plaatsen staat of niemand weet welke versie leidend is, blijft zoeken lastig.
Daarom werkten Macaw en Mosadex ook aan wireframes, templates, contentstructuur en eigenaarschap. Contentbeheerders kregen duidelijke kaders, een online toolkit, training en maandelijkse begeleiding.
Zo wordt niet alleen duidelijk wat medewerkers kunnen vinden, maar ook waar informatie hoort, wie deze onderhoudt en voor welke doelgroep deze bedoeld is.
Dat is de kern van goed Knowledge Management: informatie zo organiseren dat mensen niet afhankelijk zijn van degene die toevallig weet waar iets staat.
Relevante informatie voor verschillende groepen
Niet iedereen binnen Mosadex heeft dezelfde informatie nodig. Een centrale intranetomgeving hoeft daarom niet voor iedere medewerker exact hetzelfde te zijn.
SharePoint en de employee experience binnen Microsoft 365 ondersteunen doelgroepgerichte nieuwsvoorziening, navigatie en resources. Daarmee kan algemene informatie centraal blijven, terwijl medewerkers tegelijkertijd content zien die relevant is voor hun organisatieonderdeel of rol.
Voor Mosadex past dat goed bij de gekozen inrichting: één MosaPlein, met ruimte voor de verschillende bedrijven en stafafdelingen binnen de groep.
Adoptie maakte MosaPlein onderdeel van het dagelijks werk
De implementatie kreeg vanaf het begin aandacht voor gedrag en gebruik. Medewerkers werden meegenomen in het waarom van de verandering en contentbeheerders kregen ondersteuning om hun eigen deel van het intranet levend te houden.
Dat is terug te zien in het gebruik. Medewerkers brengen gemiddeld vier tot vijf minuten per dag op de homepage door en lezen actief de nieuwsberichten.
"We voelden ons altijd gehoord, er was ruimte voor feedback, en we zijn echt goed begeleid van strategie tot nazorg." >Judith Kemps, Product Owner MosaPlein en communicatiespecialist bij Mosadex
Het resultaat is daarmee niet alleen een technisch nieuw intranet. MosaPlein is een centrale plek geworden voor communicatie, kennis en verbinding tussen de verschillende onderdelen van Mosadex.
Waarom een goed intranet steeds belangrijker wordt
SharePoint ontwikkelt zich verder van een klassieke intranet- en documentomgeving naar een centrale kennislaag binnen Microsoft 365.
Microsoft brengt de SharePoint home site en de ervaring in Teams verder samen. De functionaliteit van Viva Connections wordt onderdeel van de SharePoint-app in Teams. Voor medewerkers betekent dat dat nieuws, resources, navigatie en de intranetervaring dichter bij hun dagelijkse werk komen te staan.
Ook AI maakt de inrichting van het intranet relevanter. Microsoft 365 Copilot Search en employee self-service agents kunnen SharePoint gebruiken als gezaghebbende kennisbron. Ze tonen alleen informatie waar de gebruiker toegang toe heeft, maar de kwaliteit van antwoorden hangt sterk af van de kwaliteit van de content eronder.
Een eenvoudige informatiearchitectuur, actuele documenten, duidelijke metadata en goed beheerde rechten zorgen er daardoor niet alleen voor dat medewerkers zelf sneller vinden wat ze zoeken. Ze bepalen ook hoe goed Copilot en agents straks informatie kunnen terugvinden en beantwoorden.
Van intranet naar een Copilot-ready Microsoft 365-omgeving
De volgende stap is daarom niet om MosaPlein te vervangen door AI. Het intranet wordt juist een belangrijk onderdeel van de basis waarop AI werkt.
Voor organisaties die al jaren met SharePoint, Teams en OneDrive werken, vraagt dat vaak eerst om opschoning: verouderde content verwijderen, eigenaarschap duidelijk maken, rechten controleren en bepalen welke informatie als betrouwbare bron mag dienen.
Het M365 Value Program helpt organisaties om die Microsoft 365-omgeving beter te structureren, governance en toegangsbeheer te verbeteren en meer waarde te halen uit bestaande investeringen.
Relevant als je intranet wel bestaat, maar medewerkers nog steeds moeten zoeken
Deze aanpak past bij organisaties waar interne communicatie, documenten en kennis verspreid zijn geraakt over SharePoint, Teams, OneDrive en e-mail. Een goed intranet brengt daar structuur in: één herkenbare digitale voordeur, duidelijke informatie-eigenaren en een vaste plek voor organisatiebrede communicatie.
Wil je van SharePoint weer een plek maken waar medewerkers echt beginnen én sneller vinden wat ze nodig hebben? Bekijk Microsoft SharePoint bij Macaw of ontdek met het M365 Value Program hoe je Microsoft 365 opschoont en voorbereidt op Copilot en agents.