AI moest vooral bruikbaar worden in het dagelijks werk
GS1 werkt dagelijks met grote hoeveelheden informatie en betrouwbare productdata. De organisatie zag kansen om AI in te zetten tegen toenemende werkdruk, maar wilde voorkomen dat Copilot een tool werd die medewerkers wel kregen en vervolgens nauwelijks gebruikten.
De vraag was praktisch: waar helpt Copilot echt, en hoe zorg je dat iedereen er verantwoord mee leert werken?
Vier sessies voor de hele organisatie
Macaw vertaalde Microsofts adoptieaanpak naar herkenbare werksituaties. Medewerkers oefenden met hun eigen documenten en zagen hoe Copilot kan helpen bij zoeken, presentaties, documenten, analyses en informatie uit Teams en Excel.
Een concreet voorbeeld was het terugvinden van bestanden. Waar zoeken volgens GS1 eerder minuten of langer kon duren, werd een bestand via Copilot en OneDrive in enkele seconden gevonden.
"Sommige teams gingen er meteen mee aan de slag, anderen hebben nog wat extra hulp nodig." >Sebastiaan van Zundert, Manager IT Development, GS1
Dat verschil tussen teams hoort bij adoptie. Een training maakt de mogelijkheden duidelijk, maar niet iedereen verandert op hetzelfde moment zijn manier van werken.
Copilot begrijpt inmiddels veel meer van het werk eromheen
Microsoft 365 Copilot is inmiddels verder gegaan dan losse prompts in Word, Teams of Excel. Met Work IQ gebruikt Copilot context uit onder meer e-mails, bestanden, vergaderingen, chats en werkrelaties om beter te begrijpen waar iemand aan werkt en welke informatie daarbij relevant is.
Die intelligentielaag wordt ook gebruikt door agents. Nieuwe Copilot-mogelijkheden kunnen daardoor niet alleen informatie terugvinden of samenvatten, maar steeds vaker context vasthouden en meerstapswerk uitvoeren binnen Microsoft 365.
Dat maakt adoptie belangrijker, niet minder belangrijk. Hoe krachtiger Copilot wordt, hoe meer waarde afhangt van de manier waarop mensen het gebruiken, hoe informatie is ingericht en welke processen zich lenen voor AI-ondersteuning.
Eén basis maakt de volgende stap makkelijker
Na de workshops beschikten alle medewerkers over dezelfde basiskennis. Dat helpt wanneer nieuwe Copilot-functies en AI-agents organisatiebreed worden geïntroduceerd.
"De combinatie van trainers werkte goed." >Sebastiaan van Zundert, Manager IT Development, GS1
De sessies combineerden toegankelijke uitleg met verdieping voor medewerkers die verder wilden.
Goede AI vraagt ook om grip op data en toegang
Copilot werkt met de informatie waar een gebruiker toegang toe heeft. GS1 werkt daarom verder aan datakwaliteit en toegangsbeheer.
Dat is de brug van adoptie naar een breder AI-fundament. Establish a Trusted Foundation richt zich op data, governance, security en AI-readiness.
Minder aanleiding voor shadow AI
Adoptie gaat ook over waar medewerkers AI gebruiken. Als mensen voor samenvatten, schrijven, analyseren of zoeken uitwijken naar losse AI-tools, ontstaat al snel shadow AI: werkdata komt terecht in toepassingen die niet door de organisatie zijn ingericht of beheerd.
Microsoft 365 Copilot biedt veel van die dagelijkse AI-taken direct in Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams. Daarbij blijven de bestaande Microsoft 365-rechten, sensitivity labels, retention policies en andere beheersmaatregelen van toepassing. Microsoft gebruikt prompts, antwoorden en data uit Microsoft Graph niet om de foundation models achter Copilot te trainen. Meer daarover staat in de Microsoft-documentatie over data, privacy en security voor Microsoft 365 Copilot.
Daarmee kan een organisatie medewerkers een krachtige generatieve AI-omgeving voor werk bieden zonder dat voor iedere taak een aparte publieke AI-tool nodig is. Dat verkleint de aanleiding om buiten de beheerde Microsoft 365-omgeving te werken.
De mogelijkheden worden bovendien breder. In Copilot Cowork kan, afhankelijk van wat de organisatie toestaat, uit meerdere modellen worden gekozen of kan Copilot automatisch het passende model selecteren. Microsoft ondersteunt daarbij onder meer GPT- en Claude-modellen voor verschillende soorten werk. Beheerders bepalen welke modellen beschikbaar zijn en moeten bij externe of previewmodellen ook de specifieke voorwaarden voor gegevensverwerking meenemen. Zie Microsofts documentatie over modelkeuze in Copilot Cowork.
Van Copilot naar AI-agents
GS1 ziet Copilot als beginpunt. De organisatie wil verder onderzoeken hoe Copilot Studio en AI-agents interne processen kunnen ondersteunen en hoe Azure AI kan worden ingezet voor toepassingen richting deelnemers.
De ontwikkeling van Work IQ maakt die stap relevanter: agents kunnen steeds meer werken vanuit de context die al in Microsoft 365 aanwezig is, in plaats van alleen op basis van een losse prompt.
Haal meer uit Microsoft 365
Voor organisaties die Copilot al gebruiken, verschuift de vraag van "werkt het?" naar "halen we er genoeg waarde uit?". Dat gaat niet alleen over licenties, maar ook over adoptie, governance, contentkwaliteit en de inrichting van de digitale werkplek.
Het M365 Value Program van Macaw helpt om grip te krijgen op de bestaande Microsoft 365-omgeving, ruis op te schonen en een betere basis te leggen voor Copilot. De aanpak combineert governance, opschoning, configuratie en adoptie, zodat Copilot kan werken met relevantere en beter beheerde informatie.
Weet je nog niet of mensen en adoptie nu de grootste bottleneck zijn? Doe eerst de gratis AI Maturity Assessment. Die brengt onder meer mens & cultuur, data & infrastructuur, governance en processen & automatisering in beeld. Zo zie je waar de volgende stap het meeste aandacht verdient.