De oude applicatie zat het werk steeds vaker in de weg
Europcar Oostenrijk beheert autoverhuurlocaties door heel Oostenrijk. Achter iedere huurauto zitten operationele bewegingen: auto's moeten worden opgehaald, afgeleverd of tussen locaties worden verplaatst.
De oude oplossing legde die informatie vast in SharePoint-lijsten. Naarmate de hoeveelheid data groeide, ontstonden beperkingen rond opslag, filtering en dataconsistentie.
Voor gebruikers betekende dat vooral frictie. Een proces dat dagelijks gebruikt wordt, vraagt om een applicatie waarin je snel ziet wat aandacht nodig heeft en niet steeds om de techniek heen hoeft te werken.
De vraag werd daarom niet: hoe migreren we de lijsten? Maar: hoe ontwerpen we het rittenbeheer opnieuw als een goede business app?
Eerst de user experience, daarna de app
Macaw begon met workshops om het proces en de gebruikersbehoeften in kaart te brengen. Daarna volgden UX-planning en prototypes voordat de definitieve oplossing werd gebouwd.
Dat is belangrijk bij een operationele applicatie. Een gebruiker wil niet weten hoe de database is ingericht. Die wil bijvoorbeeld:
- snel de juiste rit of transfer vinden;
- alleen velden en acties zien die voor de eigen rol relevant zijn;
- eenvoudig gegevens invoeren of aanpassen;
- weten welke taken nog openstaan;
- facturatie kunnen afhandelen zonder meerdere handmatige tussenstappen.
De uiteindelijke model-driven Power App is rond die handelingen opgebouwd.
rit of transfer → gegevens controleren → taak uitvoeren → status bijwerken → facturatie → document en opvolging
De interface laat vooral zien wat iemand nodig heeft
De app bestaat uit verschillende secties, weergaven en formulieren. Dat klinkt technisch, maar de UX-winst zit juist in wat gebruikers níét hoeven te zien.
Macaw ruimde de commandbar op en verwijderde niet-relevante acties. Beveiligingsrollen bepalen welke onderdelen voor een gebruiker zichtbaar zijn. Bedrijfsregels sturen formulieren en velden aan, zodat mensen tijdens het invoeren door het proces worden geleid.
PCF-componenten maken datasets visueel beter leesbaar en aangepaste weergaven helpen gebruikers sneller naar relevante records te filteren.
Het resultaat is een app die niet het datamodel aan de gebruiker toont, maar het werkproces.
"We zijn enthousiast over de nieuwe, schaalbare oplossing die perfect aan onze eisen voldoet." >Josef Herzog, IT-manager bij Europcar Oostenrijk, ARAC GmbH
Dataverse geeft de app een schaalbare achterkant
Onder de applicatie verving Microsoft Dataverse de SharePoint-lijsten.
Macaw richtte twaalf entiteiten in met eigen views en bedrijfsregels. Daarmee kreeg Europcar een robuustere datastructuur voor ritten, transfers en de bijbehorende processen.
Ook security werd onderdeel van het ontwerp. Rollen en beveiligingsprofielen op kolomniveau bepalen welke gegevens gebruikers kunnen zien en bewerken.
Dat zorgt ervoor dat dezelfde applicatie verschillende gebruikers kan bedienen zonder voor iedere rol een aparte versie te hoeven bouwen.
Facturatie ging van handmatig proces naar een paar UI-acties
Een belangrijk onderdeel van de app is de automatisering rond facturatie.
Power Automate verzorgt onder meer meldingen en exports. Complexe datatransformaties verzamelen de benodigde informatie, vullen die in aangepaste documenttemplates en sturen de factureringsdocumenten door naar de verantwoordelijke afdelingen.
Waar eerder meerdere handmatige stappen nodig waren, kan de gebruiker het proces nu via enkele UI-elementen afhandelen.
Dat levert niet alleen tijdwinst op. Omdat data, bedrijfsregels en processtappen in dezelfde applicatie zijn vastgelegd, wordt de facturatie ook consistenter en beter controleerbaar.
Eén app verbindt data, workflow en verkooppunten
De nieuwe applicatie is uniform beschikbaar op de verkooppunten van Europcar Oostenrijk.
Daarmee ontstaat één manier van werken voor gebruikers die met rittenbeheer te maken hebben. Openstaande taken kunnen automatisch worden gemeld, exports worden vanuit dezelfde data gegenereerd en gebruikers werken niet langer tegen de limieten van losse SharePoint-lijsten aan.
De oorspronkelijke case rapporteert een aanzienlijke vermindering van handmatig werk en kosten, maar publiceert daar geen afzonderlijk percentage of bedrag voor. De meest concrete verandering zit daarom in het proces zelf: stappen die voorheen handmatig waren, zijn teruggebracht tot begeleide of geautomatiseerde acties in de app.
Met de komst van AI wordt een business app een interactielaag voor het proces
Power Apps ontwikkelt zich verder dan formulieren en workflows. Microsoft brengt Copilot steeds dichter naar de applicatie zelf, zodat gebruikers binnen een app vragen kunnen stellen over gegevens en ondersteuning kunnen krijgen bij acties.
Dat maakt een goed ontworpen business app juist waardevoller. De proceslogica, data, rollen en acties zijn al gestructureerd. AI hoeft dan niet te raden hoe het proces werkt, maar kan aansluiten op een bestaande digitale workflow.
Voor een proces als rittenbeheer kan dat op termijn bijvoorbeeld betekenen dat een medewerker vanuit dezelfde app sneller uitzonderingen onderzoekt, informatie samenvat of wordt geholpen bij de volgende stap.
De basis blijft de les uit Europcar: eerst het proces en de user experience goed ontwerpen, daarna verder automatiseren.
Voor organisaties die zulke processen verder willen automatiseren, is die volgorde belangrijk: eerst de workflow en verantwoordelijkheden scherp krijgen, daarna bepalen waar apps, automatisering en AI echt helpen.
Van losse handelingen naar één werkbare business app
De Europcar-case laat zien wat een goede Power App onderscheidt van een gedigitaliseerd formulier.
De winst zit in de combinatie van een duidelijke gebruikersflow, relevante schermen, een schaalbaar datamodel, ingebouwde security en automatisering achter de interface. Daardoor hoeft de medewerker minder met systemen bezig te zijn en kan de applicatie veel dichter aansluiten op het werk dat uitgevoerd moet worden.
Wil je een handmatig of versnipperd proces ombouwen tot een business app die medewerkers daadwerkelijk helpt? Bekijk Rethink your Business Processes en ontdek waar procesdesign, Power Platform en AI samen de meeste waarde kunnen leveren.