Meer rapportages leverden niet automatisch meer inzicht op
MBO Amersfoort werkte met een BI-omgeving waarin één specialist veel rapportages ontwikkelde. Dat leverde snel antwoord op nieuwe informatievragen, maar na verloop van tijd ontstond een landschap van meer dan 300 rapportages.
Een deel daarvan werd nauwelijks gebruikt of bevatte informatie die niet meer aansloot op de behoefte. Tegelijk zat veel kennis over data en infrastructuur bij één persoon.
De vraag werd daarom breder dan het vervangen van een BI-tool. MBO Amersfoort wilde data uit verschillende systemen op een vaste manier samenbrengen, beter begrijpen waar cijfers vandaan kwamen en gecontroleerd ruimte maken voor nieuwe datavragen.
Eén datamodel voor verschillende onderwijsbronnen
Macaw implementeerde het Data Platform Onderwijs binnen de bestaande Microsoft Azure-omgeving van MBO Amersfoort.
Data uit onder meer studentinformatie, HR, service en finance wordt in lagen verwerkt. Inkomende brondata blijft beschikbaar, daarna wordt de informatie gestandaardiseerd en uiteindelijk ontsloten voor rapportages en dashboards.
bronsystemen → structureren en harmoniseren → gevalideerde data → Power BI → onderwijs- en bedrijfssturing
Die harmonisatie is belangrijk in het onderwijs. Dezelfde student kan in verschillende systemen bijvoorbeeld als leerling, deelnemer of student worden aangeduid. Door zulke definities centraal gelijk te trekken, ontstaat een betrouwbaardere basis voor rapportages.
Datakwaliteit werd onderdeel van het werk
Tijdens de implementatie controleerden Macaw en medewerkers van MBO Amersfoort samen of cijfers daadwerkelijk klopten. Afwijkingen werden onderzocht en fouten in brondata kwamen daardoor eerder naar boven.
Die stap was nodig voor adoptie. Een dashboard wordt pas bruikbaar wanneer gebruikers vertrouwen hebben in de cijfers die ze zien.
"Wat we vooral zien, is dat we met het DPO veel meer vrijheid hebben in de manier waarop we omgaan met data, zonder dat we de regie verliezen." >Astrid de Witte, Hoofd Informatie Management, MBO Amersfoort
Van meer dan 300 rapportages naar circa 60
Na het neerzetten van het dataplatform werd ook het bestaande rapportagelandschap opgeschoond.
MBO Amersfoort onderzocht welke rapportages nog daadwerkelijk werden gebruikt en welke konden verdwijnen. Uiteindelijk bleven ongeveer 60 rapportages over. Die zijn opnieuw opgebouwd in Power BI, met aandacht voor huisstijl, autorisaties en rechten.
De winst zit daarmee niet in méér dashboards, maar in minder rapportages die beter beheersbaar zijn en vanuit dezelfde databasis werken.
DPO is inmiddels uitgegroeid tot een onderwijsplatform
MBO Amersfoort was onderdeel van een ontwikkeling die inmiddels veel breder wordt toegepast. Macaw werkt nu met 21 mbo-instellingen met het Data Platform Onderwijs en heeft meer dan 22 dataplatformen uitgerold in het onderwijs.
Het huidige DPO is verder ontwikkeld op Microsoft Fabric en Power BI en wordt in de eigen tenant van de onderwijsinstelling uitgerold. Standaardconnectoren, datamodellen en rapportages maken het mogelijk om sneller te starten, terwijl instellingen controle houden over hun eigen data.
Het platform wordt samen met de onderwijssector verder ontwikkeld. Via de gebruikersgroep, onder regie van MBO Digitaal, worden nieuwe behoeften en standaarden meegenomen.
Een betrouwbare databasis wordt belangrijker met AI
De volgende stap voor onderwijsinstellingen is niet alleen meer rapporteren. AI kan helpen bij onderwijslogistiek, ondersteuning van studenten, bedrijfsvoering en het werk van docenten en staf.
Daarvoor moet eerst duidelijk zijn welke data betrouwbaar is, wie toegang heeft en hoe die informatie verantwoord mag worden gebruikt.
Macaw werkt daarom samen met Microsoft aan de verdere ontwikkeling van DPO rond AI, governance en security. De ambitie is niet om AI los bovenop onderwijsdata te zetten, maar om vanuit een vertrouwde databasis te onderzoeken waar AI het onderwijs daadwerkelijk kan verbeteren.
Dat sluit ook aan op Microsofts bredere visie voor AI in het onderwijs: toepassingen moeten veilig, beheersbaar en verantwoord kunnen worden ingezet.
Relevant als onderwijsdata verspreid is over systemen en rapportages
Deze aanpak past bij onderwijsinstellingen die veel tijd kwijt zijn aan losse rapportages, verschillende definities en handmatige datacontrole, of die een betrouwbare basis willen leggen voor verdere analytics en AI.
Wil je weten hoe jouw instelling data beter kan benutten voor onderwijskwaliteit, bedrijfsvoering en toekomstige AI-toepassingen? Bekijk het Data Platform Onderwijs en ontdek hoe een gestandaardiseerd dataplatform toch ruimte laat voor de eigen informatiebehoefte van je instelling.